令和元年決算委員会10月23日全部の補足高橋議員
文書交換便個人情報
○高橋佳代子委員 最後ですか、済みません。私からは、役所内の文書交換便についてお伺いをしたいというふうに思います。
全てのいろいろ公共施設、ほかの公共施設等々の郵送ツールの一つとして、昔から多分こういった文書の交換便が行われているんですけども、どのような決まりで、現在行われているのかお伺いします。
○能登総務課長 決まりといたしましては、文書交換室についてということで、全庁に通知のほうは発出しているところでございます。個人情報に関しましては、個人情報は慎重に取り扱いをいただきたいということでお願いをしてございます。
また交換便では、会計に係る契約関係の書類は使わないことというような決まりがございます。またマイナンバーに関しては、基本的にはマイナンバーが記載されているものについては交換便では送らない。ただし、鍵のある袋を利用して送受信簿をつける、また事前にマイナンバーの書類を送ったというようなことをメールで送るなどして、しっかりと漏れのないような形で対応するというふうにしてございます。またマイナンバーの書類につきましては、必ず手渡しで渡すというような形で決まりをつくっているところでございます。
○高橋佳代子委員 郵便でいうと、必ず書留、大事なのは書留なので、ちゃんと受け取る人の印があったりとか、そういう、要は誰に渡ったかというのがちゃんとわかるようにするというのが、もう当たり前のことなんですけども、もう一つ、この文書の交換便、年間コスト、どのぐらいかかっているかわかりますか。
○能登総務課長 文書交換そのものに係る純粋な経費は、なかなか出しにくいところではございます。ほかの業務もお願いしておりますので、純粋な経費は出しにくいところではございますが、交換室の管理業務委託と交換業務委託で１，８００万円程度、それ以外にほかの業務もやりつつ臨時職員が２名、その業務に当たっているといった状況でございます。
○高橋佳代子委員 ほかの事業が含まれているということにしろ、結構大きな金額になるんですけども、これは、ちょっとぶっちゃけ詳しく言っていただくと、教えていただきたいんですけど、いろんな袋があって、集めてこられる方と実際に配送される方、これは、どうなっているのか、ちょっとお伺いします。
○能登総務課長 文書交換室には文書の各課ごと、各施設ごとに箱がございます。職員は、その箱の中に該当する施設、課宛ての文書を入れると。その入った文書につきましては、シルバー人材センターに集荷、袋に入れるという委託をしてございます。袋に入った文書につきましては、運搬業者のほうに委託をしているということでございます。
○高橋佳代子委員 そういった意味では、２つのいわゆる業者というか、シルバー人材センターと、そういったその２種類の人の手を介して向こう、相手側に行くというようなことになるんですけども、これまで宛先不明とか、また送付ミス等があったかどうか、ちょっとお伺いします。
○能登総務課長 私が確認しているミス、漏れ等では、職員が宛先を間違えて文書を入れてしまって、違うところに届いてしまったというものや、委託業者さんが箱から袋に移す際に丸々違う袋に入れてしまったというようなミスがあるということは確認してございますが、いずれも間違って届いた先から連絡が来まして、正しいところには届いているといった状況でございます。
○高橋佳代子委員 役所の書類なので、一つ一つがきっと大事な書類であるというふうに認識をしております。そういったそれぞれのいろんな部とか、出先機関というのはあれですけど、いろんなほかの公共施設のやりとりの中で、今回、中学の名前を言っちゃいけないのかな、新入学予定者名簿がなくなったと。私のめいっ子も、この名簿の中に入っている一人なので、保護者も大変不安で、二次被害は今のところ報告はされてないにしろ、どうしてなんだろうかと区民もやはり不安に思うところにあるんですけれども、なぜ、このようなことが起こったのか、ちょっと御説明をいただきたいと思います。
○田邉学務課長 冒頭、児童、保護者、区民の皆様に多大な御迷惑をおかけし、また区の信頼を失うことになりまして、深くおわび申し上げます。申しわけございませんでした。
この件は、区立中学校１校分、新入学予定者名簿等の紛失でございます。こちらは、一昨日、プレス発表して、ホームページにも掲載をされているところでございます。１０月１６日水曜日、教育委員会事務局学務課から中学校に送付した１校分ですけども、２８８名分の新入学予定者名簿の紛失が判明したといったところでございます。こちらの送付の経過なんですけども、１０月９日の午後に、その学校だけではなくて、３０校分、小・中学校３０校部分の新入学予定者名簿を送付したものです。それで、ホルダー、各学校ごとにホルダー、学校名を書いたホルダーを３０個用意して、それから名簿も３０校分用意して、それを１個ずつセットしていったわけです。ホルダーはオレンジ色のＡ４の書類が入るポケットつきの厚さ約１センチ弱ぐらいの厚紙のホルダーで、表紙がついて２つ折りになるようなホルダーで学校名が書いてあるものです。それを３０校分セットして、交換室に持っていって、交換室に順番に入れてったところ、学校のほうに届いていないという御報告を受けて、紛失というか、行方不明な状況になっているといったところでございます。
○高橋佳代子委員 今のお話だと、もうどこで紛失しているかもわからないというような、ただ、中でのやりとりの中でなくなっているというのが確かなんですけども、これは入っているものは個人情報なので、多分交換事務、交換する中では最もやはり、そういう意味では非常に重要な資料であるというふうなことだと思うんですけども、取り扱いの仕方については間違いがなかったのか、ちょっとその点は伺います。
○田邉学務課長 個人情報に関しては慎重に取り扱わなければいけないということでございます。教育委員会内部では個人情報の書類を送る際は、鍵つきのケースに入れて送っているところでしたが、学務課についてはそれがされていなかったということ、また、個人情報を送る際には、こういう大事な書類を学校に送ったということを事前に伝えなければいけないところでしたが、そういった取り扱いもマニュアルに記載がなくて、そういったこともできていなかったといったところも原因の一つとしてあろうかと思っております。
○高橋佳代子委員 ちょっと今お話を聞いていて、今回は教育委員会でしたけども、ほかの部や課でも個人情報たくさん扱っているかと思います。当たり前のことができていなかったというのが、そもそもの問題であって、本当に毎日毎日の仕事で忙殺されていると、当たり前の毎年毎年同じような仕事があったり、たくさん仕事があると思うんですけども、しかしながら、やはりそこはしっかりしないと、一部そうやって大事な個人情報等が紛失してしまうと大変な大ごとになってくるわけです。私はやっぱりそこをもう一回しっかりと気を引き締めて、やるべきことはしっかりとやって、この交換便については一度も事務事業評価もしたことがないですし、今後だから本当はもうちょっとやり方を変えるとか、燃費のいい車で配送して、少しコストダウンを図るとか、何かできるかもしれない。そこをもうちょっとしっかりメスを入れながら、今後どういったやり方が一番皆さんの手も患わせず、しかしそういった、何というんですか、大事な情報を決して途中でなくすことがないように、しっかりともう一度見直しをしていただきたいと思います。
中野区なんかは、文書の発送取り扱い要綱とか、いろいろほかの区も、多分同じようなことがあったのかもしれませんけども、そういったことも取り決めているような区がありますので、しっかりと、また今後、なくなったということですから、警察等も、もしかすると入ってくる話かもしれませんけども、とにかく内部でのやり方、これについては、今後しっかりともう一度、何というんですか、改めて考え直して、自分たちのことであると、皆さんに感じていただいて、再度もう一度検討していただきたいというふうに思います。
○佐藤総務部長 交換を使っていろんな施設間でやりとりをしております。その中には、例えば事業のチラシを配布するとか、そういったものもあるわけですけれども、もちろん、今回の事案のように個人情報、非常に重要な情報を取り扱うケースも散見されるわけでございまして、残念ながら個人情報の取り扱いに関して、例えば出す側、それから受け取る側、必ず発の簿、それから収の簿を必ずつけるとか、そういったルールがきちんと徹底されていないということが今回の遠因であったというふうに考えております。
全庁的な取り扱いにつきまして、改めて整理をして、二度とこのようなことがないように、きちんと規定の整理も含めまして、システムにつきましても見直しをするような形で、しっかりと取り組んでまいりたいと思います。今回はまことに申しわけございませんでした。
○三田教育長 今の御指摘の点、まさに私ども、この間、やはり１つの課だけが教育委員会の中でも個人情報、いろんな課で取り扱っているわけですけれども、やはり、きちっと申し送りで確認をして、収受の確認をし合うと、で、記帳をするということは徹底してやってきていたというふうに確認しておりますけれども、学務課だけちょっとできてなかったと。今回、そういうような事情から、やはり日にちが、発見する日にちが遅くなってしまって、今現在どこにあるのかということがわからないと。実害は出てないけれども、そういうわからない状況ということで、警察にも相談をして、調査をしていただいているという状況でございます。
これはやはり非常に重たい問題で、個人情報を扱う者として、責任を持ってやるという体制ができてなかったという反省に立って、もう一度、教育委員会の中でも、それから学校に対してのやりとりの中でも、こうした問題が起きないように、再発防止にしっかりと手を入れながら、また現在紛失中のものについても、最後まできちっと確認をしてまいりたいと思います。
大変、私も教育委員会の内部の問題として重く受けとめております。申しわけございませんでした。
